社區該怎麼成立管理組織？我能請人代辦嗎？ 社區法律顧問 / 新莊區律師推薦 / 台北律師推薦 / 社區訴訟律師推薦／台北律師事務所／台北社區律師推薦 / 新北社區律師推薦 / 社區紛爭律師推薦／社區治理律師推薦

「我們社區一直沒有管委會，垃圾沒人清、電梯壞了沒人修、頂樓被加蓋也沒人管，住戶們終於決定要正式成立管理委員會了。但，然後呢？要開會嗎？怎麼訂規約？要跟政府報備？感覺好複雜，可以請人代辦嗎？」

這些問題，是很多老舊社區或新房交屋後，住戶們共同的心聲。
成立管理組織，聽起來就是「開個會、選出管委會、去公所蓋個章」這麼簡單，實際上卻是一趟充滿困難的旅程，一個不小心，不只可能白忙一場，甚至讓日後所有決議陷入無效的疑慮之中。
今天，就讓秀策法律事務所幫您拆解「成立管理組織」這盤棋，告訴您流程怎麼走，以及該不該請專業人士代辦。
 

一、 成立管理組織，最基本的四步棋（濃縮版）

先給您一個簡單的輪廓，以「成立管理委員會」為例，讓您知道大概會遇到什麼事：

第一步：找到「有資格」的召集人
•    如果是新成屋，依法由「起造人」（建商）負責召集。依公寓大廈管理條例第28條規定，起造人應在三個月內召集區分所有權人會議，成立管委會。
•    如果是老社區，依公寓大廈管理條例第25條規定，由具區分所有權人身分之管理負責人、主任委員或管理委員召集；若都沒有，則由區分所有權人「互推一人」為召集人。

第二步：召開區分所有權人會議並達到法定標準
•    這是最關鍵的一步。依公寓大廈管理條例第31條規定，決議必須有區分所有權人三分之二以上出席，且出席人數四分之三以上同意，才能通過。
•    會議中要訂定規約、選出管理委員。

第三步：選出委員並互推主任委員
•    依公寓大廈管理條例第29條規定，由管理委員互推一人為主任委員，對外代表管委會。

第四步：向主管機關報備
•    依公寓大廈管理條例第28條及施行細則第8條規定，備齊全體區分所有權人名冊、會議紀錄等文件，向直轄市、縣（市）主管機關報備。
 

二、 魔鬼藏在細節裡：為什麼會卡關？

流程上看起來步驟不多，但實務上，每一步都藏著讓您卡關的細節。
如果您不知道這些眉角，很可能會讓整個成立程序無效。

1. 召開會議的程序比想像中繁瑣
•    開會通知單要寄給誰？要提前幾天寄？通知單上要寫哪些議案？
•    如果通知程序有瑕疵，例如漏寄給某位住戶，或議案記載不清，事後可能被住戶起訴請求撤銷決議。依民法第56條規定，總會之召集程序違反法令，社員得於三個月內請求法院撤銷決議。一旦決議被撤銷，等於白忙一場。

2. 出席比例的計算最容易出錯
•    不是「戶數」達標就好，還必須「區分所有權比例」也達標。這涉及建物權狀坪數的計算，一個小數點算錯，會議可能就不足法定人數，決議當然無效。

3. 規約內容不能亂寫
•    規約是社區的憲法，但不能違反公寓大廈管理條例的強制規定。例如，規定「非區分所有權人」可以擔任召集人，或訂定違反公共秩序的罰款條款，都可能被法院認定無效。

4. 報備文件的格式與缺漏
•    主管機關雖然只是形式審查，但文件缺東漏西，例如漏附使用執照影本、區分所有權人名冊格式不符，就會被退件，來回奔波耗時耗力。
•    更重要的是，就算主管機關核准報備，也只是「知悉」，不代表您的會議程序絕對合法。如前所述，只要程序有瑕疵，事後仍可能被法院推翻。
 

三、 需不需要找專業人士代辦？

看到這裡，您是否覺得一個頭兩個大？
這也是為什麼有些社區會選擇委託專業人士，如律師或其他社區治理團隊，協助辦理成立管理組織。

好處一：省下行政奔波的時間成本
•    自己辦： 您可能要請假跑縣市政府、區公所，文件被退件再補件，來回耗掉數週時間。
•    代辦的好處： 專業人員清楚知道要準備哪些文件、格式為何、要送哪個櫃台。他們一次搞定，您只需在關鍵文件上蓋章，把時間留給工作和家庭。

好處二：精準計算「出席比例」，確保決議有效
•    自己辦： 面對數十甚至數百戶的權狀坪數，用Excel算到眼花，還怕算錯。
•    代辦的好處： 專業人員能協助您精準計算出席人數及區分所有權比例，並在會議前模擬演練，確保會議能順利達標，不會因為「差一戶」而流會，浪費大家時間。

好處三：量身打造「合法且好用」的規約
•    自己辦： 上網抓一個範本，卻不知道裡面的條款是否合法，是否符合社區需求。
•    代辦的好處： 律師能依照您社區的規模（如：有無警衛室、有無停車場、有無店面）量身設計規約。例如，協助設計「分區輪流擔任委員」的制度，避免萬年主委；或設計合理的「職務辭讓金」條款（但要注意名目與金額，否則會無效），讓社區治理更順暢。

好處四：避免「決議無效」的訴訟風險
•    自己辦： 以為報備通過就沒事，結果因為會議通知漏寄一戶，被住戶告上法院，確認決議不成立。
•    代辦的好處： 專業律師會為您檢視所有程序細節，從寄發通知的掛號回執聯，到簽到簿的設計，都幫您留下完整證據。讓您的管理組織「從出生就體質健康」，不怕事後被挑戰。

好處五：協助處理歷史共業
•    自己辦： 遇到不配合的住戶，或前建商留下的爛攤子，您可能束手無策。
•    代辦的好處： 律師可以協助您與建商協調點交事宜，或對不配合的住戶發存證信函，甚至協助處理「起造人遲遲不召集會議」的困境，輔導住戶依公寓大廈管理條例第25條規定申請主管機關指定臨時召集人。
 

四、 秀策法律事務所的「代辦一條龍」服務

如果您正為成立管委會而苦惱，秀策法律事務所可以提供完整的代辦服務，讓您的煩心化為放心。

我們的服務內容包括：
1.    現況評估與策略擬定：檢視社區現況，確認應適用新制或舊制，協助確認召集人資格。
2.    文件代撰與審閱：代擬開會通知單、會議紀錄、規約草案、選任書等所有必要文件。
3.    會議輔導：協助您計算出席門檻，提供會議程序的法律諮詢，確保會議決議合法有效。
4.    報備送件與追蹤：備齊所有文件向主管機關送件，並處理退件補正事宜，直到取得同意報備證明。
5.    後續制度建立：協助製作財務管理辦法、印鑑保管辦法，避免日後發生帳目不清的爭議。
 

結語：麻煩留給專業，時間留給生活

成立管理組織，是社區邁向良好治理的第一步。
這一步走得穩，後續的社區生活就會相對平順；這一步如果走歪，未來可能得花更多錢、更多時間收拾殘局。
「術業有專攻」，與其自己埋首法條，搞得焦頭爛額，不如交給專業人士來處理。秀策法律事務所的所長沈士閎律師不只是臺灣社區治理協會的副理事長，也是新北市工務局公寓大廈管理科的諮詢講師，主持律師張業珩律師則有多年承辦社區案件的實務經歷，事務所團隊更有數名資深的專業社區治理人員，能夠一步一步給予各位指導，全權協助代辦成立管理組織。
與其自己費心，不如讓本事務所為您「奇於發想、慎於謀略、工於計策」，確保社區的管理組織在合法的地基上穩固建立。

別讓繁瑣的行政程序，消磨了您對社區的熱情。

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【秀策法律事務所 Show Strategy Law Firm】

•    所長：沈士閎律師
•    主持律師：張業珩律師
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「事必躬親終會氣急攻心，專業請交給專業的來。」
法律糾紛的複雜程度堪比人體，稍微有點變化，就會出現截然不同的結果。正如生了病大家會去看醫生一樣，遇到法律糾紛，建議還是找值得信賴的律師尋求專業諮詢，方能對症下藥，免得賠了夫人又折兵，無端損失比律師費更龐大的金錢或名譽損害哦！